劝业现货采购操作指南

1. 概述

本文档适用于以下业务情境：

客户订单数量较少，不适合染色生产
检验后少量短码，需要采买现货补数

本文档不适用于以下业务情境：

现货开发调样
不由劝业付款的采购（比如直接由颐美/颐豪向供应商付款采购的情景不适用于此文档）

本文档主要介绍与现货采购相关的劝业系统操作，与之相关的钉钉、小工单等的操作，请参考与之相关的操作。

本文档基于目前的业务操作流程编写，后续业务流程如有变更，以变更后的业务流程为准。

2. 流程

现货采购一般遵循以下流程步骤：

劝业理单在钉钉提交劝业短码补现货（适用于短码补数）或劝业现货订单（适用于小数量订单）。钉钉上的操作流程请参考相关的文档。
跟单去市场挑货，并将码单拍照提供给业务
业务拟定采购合同，并让供应商盖章（部分供应商除外），然后将盖好章的合同拍照给到统计。
统计根据合同信息，在劝业系统上创建坯布采购单，并根据合同数量做采购入库，最后在劝业系统上提交结算申请。
业务员在劝业人民币付款的本子上填写付款申请，由部门经理签字审批
孙总在上海内部系统上审批（孙总日理万机，一般由秘书代操作，目前秘书空缺，辅料部门的现货采购可由IT代为在系统上审批。）
业务员将付款申请的本子及合同给到财务，财务在合同的盖章，并根据申请金额支付货款，将付款水单发给业务
业务将付款水单给到供应商，供应商放货，由跟单将现货取回劝业
统计在劝业系统上对该批现货创建染缸（相同的颜色可以创建为一缸，不同的颜色要分作不同的染缸），并将染缸匹配到对应的生产单。
统计在华宏系统上创建检验计划
统计将检验数据登记到劝业系统

本流程中，跟单挑好货后，直到业务发水单给供应商，都一直会困在供应商处，所以之间的步骤要尽量抓紧时间。故此，以上流程中的第4步，有时业务员为了节省时间，会直接让上海办的IT代为操作。

3. 劝业系统操作说明

本节对以上流程中涉及劝业系统操作的部分，详细说明。

3.1 创建坯布采购单

操作步骤如下：

登录劝业系统后，进入坯布管理。
点击工具栏中的新建按钮，打开表单。
根据现货采购合同，填写坯布采购单。

对于表单中的字段，说明如下：
- 产品：下拉选择，如果当前采购的是新产品，请将采购合同、入库码单和其它产品相关信息提供给IT，由IT负责添加新产品。一般来说一张现货采购合同只会涉及一个产品，如果出现一张采购合同涉及两个或两个以上的产品时，每个产品单独录入一张采购单。
- 担当：选择负责当前订单的上海办的业务员。
- 供应商：下拉选择，如果有新的供应商，请将供应商的抬头给到IT，由IT负责添加。
- 合同号：现货采购合同中的合同号。
- 数量：现货采购合同中当前产品的数量，如果一个产品有多个不同的价格，每个价格单独录入一张采购单，价格相同的项目，可以合并为一张采购单。
- 单位：以采购合同中的单位为准，可选值有米、码、千克。
- 单价：现货采购合同中的单价。不同单价的项目需要分录不同的采购单。
- 调整金额：如果合同中的采购金额（即应付金额）与数量和单价的乘积有差时，使用此字段进行调整。即应付金额 = 数量 x 单价 + 调整金额。调整金额一般用于去零进位，次品扣款，供应商给予优惠等情况。
- 采购日期：如果合同上有采购日期，则填写合同上的采购日期，否则可以填写当前日期。
- 交期：如果合同上有交期，则填写合同上的交期，否则可以填写当前日期。
- 备注：一般会备注当前采购的现货对应的订单号及颜色。
点击确定按钮，提交坯布采购单。

3.2 坯布入库

因为现货已经挑选好，也已经有了码单，所以可以提前做好入库操作，以方便后面操作申请货款。操作步骤如下：

在上一步创建的坯布采购单上点击右键，在右键菜单中，点击入库项，打开入库表单。

填写入库表单，并点击确定按钮提交表单。填写要求如下：
- 进仓日期：填写当前日期即可
- 进仓数量：按照码单填写即可
- 进仓卷数：按照码单填写即可
- 染厂：因为现货不需要再操作染色，所以染厂选择劝业库存。
- 任务号：不需要填写
- 备注：入库单的备注与坯布采购单的备注共用同一个字段，所以创建坯布采购单时填写的备注信息会在这里显示，如无补充，一般不需要修改。

3.3 货款结算

现货一般是带款提货，提交结算的步骤如下：

右键点击坯布采购单，在弹出的右键菜单中点击结算菜单项，打开结算表单。

填写结算表单，并提交。表单中各字段填写要求如下：
- 结算批次号：结算批次号主要是为了方便系统批款时进行检索识别，特别是对于同一个供应商有多条记录需要同时付款，非常有帮助。这里可以按照供应商简称-年月日的形式填写，如下图所示。
- 申请金额：如果已经在上一步做了入库操作，则申请金额会自动计算出来，与采购合同核对无误即可。如果没有做上一步的入库操作，这里就需要手动计算付款金额。对于现货采购来说，一般是一次性付全款，当然如果有分次付款的需求，也可以分多次做结算申请。
- 备注：非必填项，下图中备注了订单与颜色信息等，当然也可以不填。

3.4 开卡(添加染缸记录)

虽然采购的现货不需要再次染色加工，但为了数据的统一，还是要创建染缸记录。

如果该采购单下只有一个颜色，则只开一缸即可，如果该采购单下有多个颜色的现货，则每个颜色开一个染缸。

以下的描述以只有一个颜色为例，如果有多个颜色，各字段对应的数量需按各颜色的数量填写。具体操作步骤描述如下：

在坯布采购单记录上点击右键，在弹出的右键菜单中点击开卡菜单项，打开开卡表单。

填写开卡表单，各字段填写要求如下：
- 缸号：现货的缸号以大写字母X开头，后面从发货码单的单据编号中取4位数字，比如码单的单据编号为 808732231，则缸号为X2231
- 开卡日期：写当天日期，或采购日期均可。
- 色号：按照订单的颜色或采购合同的颜色填写均可。
- 计划投坯数量：填写采购的现货数量。
- 匹数：根据码单或实物，填写采购的现货匹数。
- 坯布厂/任务号：不要改动。
- 出缸数量：填写采购的现货数量。
- 染费单价：因为现货不需要再次染色加工，所以染费单价为0。
- 包缸费：因为现货不需要再次染色加工，所以包缸费为0。
- 是否补单：根据实际情况选择
- 被单原因：如果为补单，在此处选择补单原因
- 备注：选填信息。
如果该采购单下只有一个颜色，则点击确定按钮提交即可，如果有多个颜色，需要开多缸，则可以点击保存并继续开卡按钮，此时表单不会关闭，且会保持已填写的信息不变，在此基础上填写下一个染缸的信息，并视情况点击确定按钮，结束开卡，或继续点击保存并继续开卡，开下一缸。

3.5 匹配生产单

创建好染缸后，需要将染缸与生产单进行匹配，具体操作说明如下。

双击坯布采购单，在下面的生产标签页中，会列出上一步中创建的染缸记录。如下图所示：

选中染缸记录（可以多选）,点击右键，在弹出的右键菜单中选择指定生产单菜单项，即可打开生产单选择窗口。

在生产单选择窗口中，可以根据右侧的筛选项进行检索。
检索到对应的生产单后，单击选中生产单记录（选中的记录背景会变为灰色），并点击上方的确定按钮，完成匹配。

3.6 登记检验数据

在染缸记录上点击右键，在弹出的右键菜单中点击检验菜单项，打开检验信息填写表单。

在检验信息表单中登记检验数据，并点击确定按钮提交。各字段填写要求如下：
- 验货日期：根据华宏系统填写，如果是外检，根据纸质检验报告填写。
- 正品米数：在华宏系统上，目前一般A级品，B级品，备库三个等级都算作正品。
- 次品米数：包括坯次米数、染次米数、后整次米数
- 坯次米数：次品中，属于坯布问题的次品米数。可以参考检验报告、钉钉上的劝业次品管理中的数据、实物等。
- 染次米数：次品中，属于染色问题的次品米数。可以参考检验报告、钉钉上的劝业次品管理中的数据、实物等。
- 后整次米数：次品中，属于后整问题的次品米数。可以参考检验报告、钉钉上的劝业次品管理中的数据、实物等。
- 匹条缸样米数：如果有可以填写，没有保持0。
- 开裁米数：如果华宏系统上有登记，按登记数值填写，如果没有保持0。
- 备注：一般备注主要次品名称，比如下图中有5米坯次，次品原因主要是筘漏。