物流费用结算操作手册

物流费用主要是指物流公司将我司出口的货物从发货地（例如劝业、海通或其它工厂）运送至海关，并代为进仓所产生的费用。通常来说，每笔物流费用包括运费和进仓费两部分。其中运费是物流公司运输产生的费用。进仓费海关仓库收取的费用，进仓费一般由物流公司代付后跟我司结算，发票由物流公司提供。

物流费用结算的流程

• 每个月物流公司会将帐单及相关单据发送给我司
• 根据物流公司的帐单及相关单据，结合我司的业务数据，需整理电子表格。
• 将电子表格发给单证主管进行审核
• 审核无误后，
  • 知会物流公司开具增值税专用发票
  • 将数据导到劝业系统，并在劝业系统上提交结算
  • 在《物流费申请登记簿》上，登记明细
  • 写一份物流费用的报销单
• 将以上发票、《物流费申请登记簿》及报销单提交给单证主管，由单证主管安排付款

以下对相关的步骤作详细说明。

物流公司的帐单及相关单据

物流公司的帐单可能为纸质版，也可能为电子版。

以下为2024年3月和4月绍兴兴昊的帐单，为纸质版。

以下为苏州鼎瑞2024年3月的帐单，为电子版

物流公司一次运输可能包含多个进仓单，所以物流公司一般会将这多个进仓单的运费进行合并，在后面整理电子表格的时候，需要根据重量或是体积进行比例拆分。

每一个进仓单，都会对应两张单据，一张是仓库开具的《进仓回执单》。另一张是仓库开具的进仓费的小票或是收据。这两张单据不同的仓库名称有所差异，内容大抵相似。

从《进仓回执单》中可以读取到进仓编号，进仓件数等重要信息。

根据《进仓费小票》或收据可以核对进仓费金额。

整理电子表格

电子表格的完整格式如下，包括以下列：

• 序：从1开始编码的序号, 建议将物流公司的票据按时间顺序整理，如有必要请将对应的序号用铅笔标注在票据上。

• 日期：对应物流公司帐单上的日期

• 物流公司：对应的物流公司名称

• 件数：以仓库的进仓回执单上的件数为准

• 进仓编号：以仓库的进仓回执单上的进仓编号为准，如果回执单上的编号为手写不清晰，可以跟业务确认进仓单编号。建议平时将每次的进仓单收集起来，查询起来更方便。

• 送货地址：即进仓仓库的地址，一般在进仓单上有写。

• 运费：参考物流公司帐单

• 进仓费：以仓库进仓费票据为准，同时参考物流公司的帐单进行核对。

• TOTAL：即运费与进仓费的加和

• 订单号：可以在报关记录中查询匹配，建议每次进仓时，将进仓单打印收集起来，并将本次进仓的订单号和对应的业务写在上面。方便查询。

• 备注：进仓单对应的产品和业务员姓名

• 重量：即毛重，可以在报关记录中进行查询。

• 预估体积：应该在每次发货时进行估算，如果没有掌握该技能，可以在报关记录中查询，业务在每次报关时都会核算体积。

• 实际体积：可以填0

• 开票抬头：一般填QY，表示劝业

在报关记录中查询重量和体积

在劝业系统中打开报关记录报表，方法如下图所示：

进入报关记录报表后，可以在搜索区根据船期范围定位到报关记录，起点可以设置为物流日期，终点可以选物流日期的半个月后。

然后在记录中查找件数，有时件数分拆分为两条，要注意识别。找到对应的记录后，对应的业务员和订单号也就查询到了。

如果记录被分到了不同的记录中，同时选中对应的记录，可以在状态栏中看到相应的毛件体的加总数值。

将物流费导入劝业系统

首先根据上一步中整理的表格，按照导入模板，整理出导入数据。导入数据格式如下图所示。

从上图可以看出，导入数据是详细表格的一个子集，不过格式要求上要严格很多：

• 日期列一定要设置为日期格式，数字列也一定要设置为数字格式
• 除文本类型的单元格， 其它数字和日期类的单元格一定不能留空。比如实体体积没有信息时可以填0，但不能留空白。
• 导入数据所在的工作表一定是该excel文件的第一个工作表。

准备好导入文件后，在劝业系统中点击物流菜单，然后点击上方的导入按钮。导入之前一定要将要导入的数据文件关闭。

上图为加载好数据文件的截图，点击导入按钮前，选择对应的物流公司和业务员。一般一份帐单对应多个业务员，可以将数据文件按业务员拆份成多个文件，或者在这里选择出现次数最多的业务员，导入后再将其它记录的业务员进行更新。

准备好后，点击导入按钮，即可完成导入。

在劝业系统中做结算申请

操作如下图所示，还是在物流管理页面，通过搜索区过滤对应的物流公司，同时将下方的结算复选框置为未选择状态，点击搜索，即可查询出对应物流公司未结算的费用明细。在提交申请前可以选中对应的记录，在状态栏核对一下费用加总额是否与帐单一致。

确认费用无误后，点击右键，在右键菜单中点击申请结算菜单。

在弹出的窗口中，填入一个结算批次号如兴昊-202403, 批次号的作用是方便财务同事将结算记录查询出来。

填写请款登记簿及报销单

报销单格式如下图所示

在登记簿中需要把申请日期、物流公司、订单号、金额几列逐一誊抄一遍，并在申请人处签字或盖私章。

操作建议

如果货物是从劝业发出的，建议按前文提到的，每次发货将进仓单打印一份，将订单号、品名、业务员、件数都写在进仓单上做好存档，这样在核对帐单时，就很方便了。

如果货物不是从劝业发出的，比如从绍兴海通染厂发出的，也在对应的群里，把进仓单保存起来，方便查找进仓单号和进仓地址。