帝光(IMX)快递费用申请指南

目前劝业的韩国件一般是通过苏州帝光货运代理有限公司（以下简称帝光）寄出的。帝光在盛泽代理IMX等多家国际快递业务，根据实际情况，帝光会建议我们走哪家快递，不过最终收款开票都是帝光。次月初帝光会将上月的快递费用帐单以Excel表格的形式给到劝业。

流程概述

1. 劝业拿到帐单后，由统计补充业务员及寄件内容及寄件重量， 并将补充好的帐单发给上海办单证部顾主管
2. 顾主管拿到帐单后打印，会转至上海办行政，由行政让相关业务员签字确认账单内容。
3. 顾主管根据业务员及寄件内容，区分成本归属是劝业还是上海办，并汇总劝业和上海办的金额，发给统计。
4. 统计将开票抬头及对应的金额发给帝光，通知帝光开票。
5. 劝业部分暂时由财务在上海内部系统中登记办公费用，填写费用报销单，并在劝业人民币付款的本子上登记，由顾主管审批。后续会转由劝业统计进行登记填写。
6. 上海部分由行政在上海内部系统中登记杂费，并在颐豪人民币付款的本子上登记，由顾主管审批
7. 帝光开好票后，由财务付款，并将付款水单发到帝光的微信群里。

操作说明

1. 关于补充业务员及寄件内容

帝光发来的帐单格式如下（如有变更，以最新格式为准）：

统计在收到帐单后，在excel中插入业务员及寄件内容和寄件重量/KG两列（如下图所示）。并根据底单或其它资料补充业务员及寄件内容列及寄件重量/KG列。

这一步在操作中往往会碰到以下问题（包括但不限于）：

1. 快递寄出后，没有留存寄件信息，甚至底单都已经丢弃掉了。
2. 时间来不及，是由同事直接送到帝光公司的，并且没有取回底单或是没有填写备注。
3. 上海办的同事直接通知帝光取件，并且未告知劝业同事寄件内容。

以上情况都会导致信息不全，难以填写业务员及寄件内容及寄件重量，所以建议劝业同事在操作国际快递时：

1. 专门准备一个夹子或盒子用来放快递底单
2. 寄出快递后，保留底单，并在底单上注明业务员、寄件内容及重量。
3. 如果将物品亲自送到帝光，在出发前称重，并且在拿到底单后，备注好称重、业务员及寄件内容。
4. 如果上海办同事未经劝业直接安排快递，让帝光将底单拍到微群里，统计将底单打印出来，并写上业务员和寄件内容。寄件重量跟业务员索要，也写到打印出来的底单上。
5. 如果所寄的是抛货，除了称重外，一定要量一下体积，并且拍照留好证据。

2. 常见问题

1. 为什么一定要称重？

   主要是为了避免在核对帐单时，对费用产生分歧。有时快递公司可能会填错重量，导致快递费出错。

   另外如果同一票订单涉及两个业务，需要分别称重，以便上海办业务员核算成本。

2. 为什么要记录业务员和寄件内容

   主要原因是业务员需要将快递成本核算到订单，所以一定要如实记录，并且如果同一票快递中有不同的业务员寄的东西，还要分别称重（如上图所示）。

   另外这些信息在快递费出现分歧时，也有助于核实信息。